El diagrama de afinidad es una herramienta comercial utilizada para organizar ideas y datos. Es una de las Siete Herramientas de Gestión y Planificación. Las personas han estado agrupando datos en grupos basados en relaciones naturales durante miles de años; sin embargo, el término diagrama de afinidad fue ideado por Jiro Kawakita en la década de 1960 y en ocasiones se lo conoce como el Método KJ.
La herramienta se utiliza comúnmente en la gestión de proyectos y permite que un gran número de ideas provenientes de la lluvia de ideas se clasifiquen en grupos, en función de sus relaciones naturales, para su revisión y análisis. También se utiliza con frecuencia en la investigación contextual como una forma de organizar notas y puntos de vista de las entrevistas de campo. También se puede usar para organizar otros comentarios de forma libre, como respuestas abiertas de encuestas, registros de llamadas de soporte u otros datos cualitativos.
Presentación
Este método, identificado por las iniciales de su autor, es un antropólogo japonés, Pr. Jirō Kawakita, se usa con mucha frecuencia en la animación de los grupos de trabajo después de la fase de ideación o generación de ideas, para organizar las ideas y estructurarlas por temas.
El KJ permite identificar el origen de un problema basado en los hechos, para identificar prioridades.
El KJ es una herramienta poderosa para estructurar datos de lenguaje, un método simple para modelar y agrupar de forma clara problemas complejos, ideas, problemas u opiniones relacionadas con diversos problemas y crear vínculos entre ellos.
El diagrama KJ es parte de las 7 herramientas de calidad o gestión (llamadas «7M») publicadas en 1976 por los japoneses, así como el diagrama de Pareto, el diagrama causa-efecto, la estratificación, la lista de verificación, el histograma, el diagrama de dispersión, el gráfico / control gráfico.
Es un método utilizado por los gerentes, que ha contribuido en gran medida a la riqueza y la organización del pensamiento colectivo y el establecimiento de un verdadero espíritu de equipo, y especialmente un método de campo.
En la práctica, el ejercicio consiste en responder una pregunta en tarjetas o notas post-it, teniendo cuidado de tener solo una información por soporte. Luego, estos últimos se agruparán por tema en grupos y todos los actores los cambiarán de nombre para organizar rápidamente las ideas y estructurarlas.
En 1990, el profesor Shoji Shiba de la Universidad de Tsukuba y el MIT desarrollaron una versión más detallada, que denominó el método LP de procesamiento de idiomas.
Proceso
El diagrama de afinidad organiza ideas con los siguientes pasos:
Registre cada idea en tarjetas o notas.
Busque ideas que parezcan estar relacionadas.
Clasifique las tarjetas en grupos hasta que todas las tarjetas hayan sido utilizadas.
Una vez que las tarjetas se han clasificado en grupos, el equipo puede clasificar grandes grupos en subgrupos para facilitar su administración y análisis. Una vez completado, el diagrama de afinidad se puede usar para crear un diagrama de causa y efecto.
En muchos casos, los mejores resultados tienden a lograrse cuando un equipo interfuncional completa la actividad, incluidos los principales interesados. El proceso requiere sumergirse profundamente en los datos, lo que tiene beneficios más allá de los entregables tangibles.
Diagrama de fase construyendo pasos
Para los diagramas de afinidad, se siguen los siguientes pasos principales:
descripción y formalización del problema, para establecer el tema;
la idea o generación de ideas, que se registran en tarjetas (tarjetas);
agregar ideas (de gráficos) a través de familias y nombrar títulos para cada grupo de gráficos;
las relaciones entre todos los registros están determinadas;
mapeo (diagramación) para una visión global;
evaluación y conclusión.
El cuadro de afinidad es útil cuando se aborda un tema que no se entiende bien o en el que no se llega a ninguna conclusión. También se puede usar para determinar los resultados probables de un problema que se está resolviendo.
Descripción de la etapa
1. Identifique el tema que se propone abordar, los objetivos o el problema involucrado.
2. Se recopilan los datos verbales relacionados con el tema o caso propuesto. Los datos verbales consisten en hechos, razonamientos, ideas u opiniones resultantes de un proceso de lluvia de ideas o sesión organizada por el gerente del proyecto.
3. Crea tarjetas de datos (tarjetas). Cada fecha verbal (elemento de información) está escrita en una hoja de papel por separado.
4. Organiza tarjetas de datos. En una hoja de papel más grande, coloque las tarjetas de datos para que no se superpongan entre sí.
5. Las cartas de afinidad se crean. Para este propósito, se da una etiqueta (un encabezado) para cada grupo o grupo en la forma de un título corto pero completo que se refiere a las características del grupo. Esta nueva tarjeta etiquetada para un grupo se llama tarjeta de afinidad.
6. Ordene en grupos de tarjetas de afinidad. Se identifican las relaciones de afinidad entre los grupos constituidos. Al agregar los grupos creados por varios participantes, puede ver cuán cerca está la relación entre los conceptos.
7. Prepare el cuadro de afinidad que proporciona una visión global del problema de manera detallada.
8. Finalmente, se lleva a cabo un proceso de decisión / conclusión, asumiendo una ponderación de los elementos del problema en la relación.
Los 5 pasos clave del método KJ
El método tiene 3 aspectos: un modelo para la resolución de problemas, un modelo para la formulación y análisis de datos cualitativos y un nuevo concepto proactivo para la investigación de campo.
La base de la realización de un KJ es un ciclo, de 5 o 6 etapas, que puede renovarse hasta la satisfacción. Se necesitarán dos ciclos en la resolución de problemas: el primero para definir el problema, el segundo para encontrar la (s) solución (es).
Ideación
Todos los hechos y la información se registran en tarjetas (o posiblemente post-it): – información por medio, – datos fácticos, que pueden verificarse, son importantes.
Grupo y nombre
– Las cartas están mezcladas o maltratadas, luego lee con cuidado. – Luego, las tarjetas se ordenan y agrupan cuando parecen pertenecer al mismo grupo de información. El clúster así formado recibe un nombre que está escrito en un mapa de color diferente que se coloca en el clúster. – Este proceso de formación grupal deberá repetirse hasta en 9 clusters.
Redistribución
– En este punto (en un trabajo en equipo) el facilitador recupera las tarjetas y las redistribuye para que no vuelvan a manos de la persona que las escribió. – Cada tarjeta será leída en voz alta. Cada colaborador verificará si en su «mano» no está una tarjeta que forma un «grupo» con la tarjeta que acaba de leer. – Un nombre será elegido cuidadosamente por grandes grupos, ni tarjetas demasiado vagas ni agregadas que lo constituyan, lo más preciso posible.
Asignación de una visión general
Ahora que la información está agrupada en hasta 9 grupos, cada uno de los cuales consiste en subgrupos, subgrupos … vaya al paso definitorio de presentar este conjunto de datos en una forma visual: en una hoja de papel grande pegada a una pared en un espacio dedicado lugar para el tiempo que resolverá el problema, – de una manera armoniosa. Como en el mapeo mental, este mapeo permitirá a todos tener una visión global del problema y detallada. La razón por la cual el número de conglomerados finales no debe exceder el 9 es que nuestros cerebros no pueden procesar en promedio 7 ± 2 piezas de información.
Explique
Todo el mundo expresará lo que siente leyendo esta tarjeta, manteniéndola por escrito, prestando atención a distinguir los hechos de la interpretación que hace. Este paso puede tomar varios días.
Las ideas para las soluciones a menudo se encuentran y desarrollan explicando la estructura del problema.