Archives nationales et administration des documents, États-Unis

La National Archives and Records Administration (NARA) est un organisme indépendant du gouvernement des États-Unis chargé de préserver et de documenter les documents gouvernementaux et historiques et d’accroître l’accès du public à ces documents, qui comprennent les Archives nationales.

Les Archives nationales des États-Unis sont les archivistes du pays. Notre mission est de sauvegarder et de préserver ces documents de notre gouvernement, en veillant à ce que les gens puissent découvrir, utiliser et apprendre de ce patrimoine documentaire.

NARA est officiellement responsable du maintien et de la publication des copies légalement authentiques et faisant autorité des actes du Congrès, des proclamations présidentielles et des ordres exécutifs, ainsi que des règlements fédéraux. Le NARA transmet également les votes du Collège électoral au Congrès.

L’archiviste des États-Unis est le principal responsable de l’administration des Archives nationales et de l’administration des documents. L’Archiviste conserve non seulement la documentation officielle sur le passage des amendements à la Constitution américaine par les législatures des États, mais il a le pouvoir de déclarer lorsque le seuil constitutionnel de passage a été atteint, et donc lorsqu’un acte est devenu un amendement.

Le Bureau du registre fédéral publie le registre fédéral, le code des règlements fédéraux et les lois des États-Unis en général, entre autres. Il administre également le collège électoral.

La Commission nationale des publications et des documents historiques (NHPRC), organisme subventionnaire de l’agence, octroie des fonds aux gouvernements locaux et publics, aux archives publiques et privées, aux collèges et universités et à d’autres organisations à but non lucratif. Depuis 1964, la NHPRC a octroyé quelque 4 500 subventions.

Le Bureau des services d’information du gouvernement (OGIS) est une ressource de la Loi sur l’accès à l’information (FOIA) pour le public et le gouvernement. Le Congrès a chargé la NARA d’examiner les politiques, les procédures et la conformité des agences fédérales en matière de FOIA et de recommander des changements à la FOIA. La mission de NARA comprend également la résolution des différends FOIA entre les organismes fédéraux et les demandeurs.

A l’origine, chaque branche et agence du gouvernement américain était responsable de la gestion de ses propres documents, ce qui entraînait souvent la perte et la destruction de documents. En 1934, le Congrès établit l’établissement des archives nationales pour centraliser la tenue de registres fédéraux, l’archiviste des États-Unis étant l’administrateur en chef. Les Archives nationales ont été incorporées à la GSA en 1949; en 1985, il est devenu une agence indépendante sous le nom de NARA (Archives nationales et administration des documents).

Le premier archiviste, R.D.W. Connor, a commencé à servir en 1934, lorsque les Archives nationales ont été établies par le Congrès. À la suite d’une première recommandation de la Commission Hoover, les Archives nationales furent placées en 1949 au sein de la nouvelle administration des services généraux (GSA). L’archiviste a servi comme fonctionnaire subordonné à l’administrateur de la GSA jusqu’à ce que les Archives nationales et l’administration des documents deviennent une agence indépendante le 1er avril 1985.

En mars 2006, l’archiviste des États-Unis a révélé lors d’une audience publique qu’un protocole d’entente avait été conclu entre la NARA et divers organismes gouvernementaux pour «reclasser», c’est-à-dire retirer certains documents au nom de la sécurité nationale. et de le faire d’une manière telle que les chercheurs ne seraient pas susceptibles de découvrir le processus (le programme de reclassification américain). Un audit a indiqué que plus d’un tiers retiré depuis 1999 ne contenait pas d’informations sensibles. Le programme devait initialement se terminer en 2007.

En 2010, le décret exécutif 13526 a créé le Centre national de déclassification pour coordonner les pratiques de déclassification entre les agences, fournir des services de documents sécurisés à d’autres agences et examiner les dossiers détenus par le NARA en vue de leur déclassification.

En 2011, un employé à la retraite a plaidé coupable d’avoir volé des enregistrements sonores originaux dans les archives. Les équipes de récupération des archives enquêtent sur le vol de documents.

Les avoirs d’ARA sont classés en «groupes de documents» reflétant le département ou l’agence gouvernementale dont ils sont originaires. Les documents comprennent des documents papier, des microfilms, des images fixes, des films et des médias électroniques.

Les descriptions archivistiques des avoirs permanents du gouvernement fédéral sous la garde de NARA sont conservées dans le catalogue des Archives nationales. Les descriptions archivistiques comprennent des informations sur les fonds documentaires traditionnels, les documents électroniques et les artefacts. En décembre 2012, le catalogue comprenait environ 10 milliards d’enregistrements de données logiques décrivant 527 000 artefacts et englobant 81% des enregistrements de NARA. Il existe également 922 000 copies numériques de documents déjà numérisés.

La plupart des disques de NARA sont dans le domaine public, puisque les travaux du gouvernement fédéral sont exclus de la protection de copyright. Cependant, les documents provenant d’autres sources peuvent toujours être protégés par des droits d’auteur ou des accords avec des donateurs. L’ordre exécutif 13526 ordonne aux agences d’origine de déclassifier les documents si possible avant leur expédition à NARA pour stockage à long terme, mais NARA stocke également certains documents classifiés jusqu’à ce qu’ils puissent être déclassifiés. Son Bureau de supervision de la sécurité de l’information surveille et établit la politique du système de classification de sécurité du gouvernement des États-Unis.

Beaucoup des documents les plus demandés par NARA sont fréquemment utilisés pour la recherche généalogique. Cela comprend les dossiers de recensement de 1790 à 1940, les listes de passagers des navires et les dossiers de naturalisation.

L’édifice le plus connu de l’Administration des Archives et des Archives nationales est le National Archives Building (connu officieusement sous le nom de «Archives I»), situé au nord du National Mall sur l’avenue Constitution à Washington, DC. à College Park (ou “Archives II”) a été ouvert en 1994 près de l’Université du Maryland. Le Washington National Records Centre (WNRC), également situé dans la région métropolitaine de Washington DC, est une grande installation de type entrepôt qui stocke les dossiers fédéraux qui sont toujours sous le contrôle de l’agence de création. Les organismes du gouvernement fédéral paient des frais annuels pour le stockage à l’installation. Conformément aux calendriers des documents fédéraux, les documents du CMNR sont transférés à la garde légale des Archives nationales après un certain point (ce qui implique habituellement une réinstallation des dossiers à College Park). Les enregistrements temporaires à la WNRC sont soit conservés contre paiement, soit détruits après que les délais de conservation soient écoulés. WNRC offre également des services de recherche et maintient une petite salle de recherche.

À travers les États-Unis, les Archives nationales entretiennent à la fois des installations de recherche et d’autres centres de documents fédéraux. Dans de nombreux cas, les salles de recherche des archives régionales sont situées sur le même site du Centre fédéral des archives (CRF) qui n’est pas accessible au public.

Afin de rendre ses collections plus largement disponibles et plus facilement accessibles, les Archives nationales ont commencé à conclure des partenariats public-privé en 2006. Une joint-venture avec Google numérisera et proposera la vidéo de NARA en ligne. Lors de l’annonce de l’accord, l’archiviste Allen Weinstein a déclaré que ce programme pilote

… une étape importante pour que les Archives nationales atteignent leur objectif de devenir une archive sans murs. Notre nouveau plan stratégique met l’accent sur l’importance de permettre l’accès aux documents à tout moment et en tout lieu. C’est l’une des nombreuses initiatives que nous lançons pour que notre objectif devienne réalité. Pour la première fois, le public pourra voir cette collection de films rares et insolites sur Internet. ”

Le 10 janvier 2007, les Archives nationales et Fold3.com (anciennement Footnote) ont lancé un projet pilote de numérisation de documents historiques provenant des fonds d’archives nationaux. Allen Weinstein a expliqué que ce partenariat «permettrait un plus grand accès à environ 4,5 millions de pages de documents importants qui sont actuellement disponibles uniquement dans leur format original ou sur microfilm» et «renforcerait également les efforts de NARA pour préserver ses documents originaux».

En juillet 2007, les Archives nationales ont annoncé qu’elles rendraient disponible leur collection de Universal Newsreels de 1929 à 1967 via CreateSpace, une filiale d’Amazon.com. Au cours de l’annonce, M. Weinstein a noté que l’accord «apporterait des avantages majeurs au grand public et aux Archives nationales». Ajoutant: «Alors que le public peut venir à notre salle de recherche de MD Park Park pour visionner des films et même les copier gratuitement, ce nouveau programme rendra nos collections beaucoup plus accessibles à des millions de personnes qui ne peuvent se rendre à Washington DC ” L’accord prévoit également un partenariat CreateSpace pour fournir aux Archives nationales des copies numériques de référence et de préservation des films dans le cadre du programme de préservation du NARA.

En mai 2008, les Archives nationales ont annoncé un accord de cinq ans pour numériser des documents sélectionnés, y compris la collection complète du recensement fédéral américain de 1790 à 1930, les listes de passagers de 1820 à 1960 et les cartes d’enregistrement de la Seconde Guerre mondiale et de la Seconde Guerre mondiale. L’entente de partenariat permet l’utilisation exclusive des documents numérisés par Ancestry.com pour une période d’embargo de 5 ans, après quoi les documents numériques seront remis aux Archives nationales.

Les Archives nationales utilisent actuellement les technologies des médias sociaux et du Web 2.0 pour tenter de mieux communiquer avec le public.

Le 18 juin 2009, les Archives nationales ont annoncé le lancement d’une chaîne YouTube «pour présenter des films archivés populaires, informer le public sur les événements à venir dans tout le pays et présenter les expositions des Archives nationales à la population». Toujours en 2009, les Archives nationales ont lancé un flux de photos Flickr pour partager des parties de ses fonds photographiques avec le grand public. Un nouveau site web d’enseignement avec documents a été créé en 2010 et a été développé par l’équipe pédagogique. Le site Web contient 3 000 documents, images et enregistrements provenant des fonds des Archives. Le site propose également des plans de cours et des outils pour créer de nouvelles activités et leçons en classe.

En 2011, les Archives nationales ont lancé un WikiProject sur la Wikipédia en anglais pour élargir la collaboration en rendant ses fonds largement disponibles via Wikimedia.