La Administración Nacional de Archivos y Registros (NARA) es una agencia independiente del gobierno de los Estados Unidos encargada de preservar y documentar registros gubernamentales e históricos y de aumentar el acceso público a esos documentos, que comprenden los Archivos Nacionales.
El Archivo Nacional es el guardián de récords de la nación. Nuestra misión es salvaguardar y preservar estos registros de nuestro Gobierno, asegurando que la gente pueda descubrir, usar y aprender de este patrimonio documental.
NARA es oficialmente responsable de mantener y publicar las copias legalmente auténticas y autorizadas de actos del Congreso, proclamaciones presidenciales y órdenes ejecutivas, y regulaciones federales. La NARA también transmite los votos del Colegio Electoral al Congreso.
El archivista de los Estados Unidos es el principal funcionario que supervisa la operación de la Administración Nacional de Archivos y Registros. El Archivista no sólo mantiene la documentación oficial de la aprobación de enmiendas a la Constitución de los Estados Unidos por las legislaturas estatales, sino que tiene la autoridad para declarar cuando se ha alcanzado el umbral constitucional para el paso y por lo tanto cuando un acto se ha convertido en una enmienda.
La Oficina del Registro Federal publica el Registro Federal, el Código de Regulaciones Federales y los Estatutos de los Estados Unidos en general, entre otros. También administra el Colegio Electoral.
La Comisión Nacional de Publicaciones Históricas y Expedientes (NHPRC, por sus siglas en inglés) otorga fondos a gobiernos estatales y locales, archivos públicos y privados, universidades y otras organizaciones sin fines de lucro para preservar y publicar registros históricos. Desde 1964, el NHPRC ha otorgado unas 4.500 subvenciones.
La Oficina de Servicios de Información Gubernamental (OGIS) es un recurso de la Ley de Libertad de Información (FOIA) para el público y el gobierno. El Congreso ha encargado a NARA que revise las políticas, los procedimientos y el cumplimiento de FOIA de las agencias federales y que recomiende cambios a FOIA. La misión de NARA también incluye resolver disputas de FOIA entre agencias federales y solicitantes.
Originalmente, cada sucursal y agencia del gobierno de los Estados Unidos era responsable de mantener sus propios documentos, lo que a menudo resultaba en la pérdida y destrucción de registros. El Congreso estableció el National Archives Establishment en 1934 para centralizar el registro federal, con el archivero de los Estados Unidos como administrador principal. El Archivo Nacional fue incorporado con GSA en 1949; en 1985 se convirtió en una agencia independiente como NARA (National Archives and Records Administration).
El primer archivero, R.D.W. Connor, comenzó a servir en 1934, cuando los Archivos Nacionales fueron establecidos por el Congreso. Como resultado de una primera recomendación de la Comisión Hoover, en 1949 los Archivos Nacionales fueron colocados dentro de la recién formada Administración de Servicios Generales (GSA). El archivero sirvió como funcionario subordinado al Administrador de la GSA hasta que la Administración de Archivos y Registros se convirtió en una agencia independiente el 1 de abril de 1985.
En marzo de 2006, el archivero de los Estados Unidos reveló en audiencia pública que existía un memorando de entendimiento entre NARA y varias agencias gubernamentales para «reclasificar», es decir, para retirar del acceso público, ciertos documentos en nombre de la seguridad nacional , y hacerlo de tal manera que los investigadores no descubrirían el proceso (el programa de reclasificación de los Estados Unidos). Una auditoría indicó que más de un tercio retirado desde 1999 no contenía información sensible. El programa estaba originalmente programado para terminar en 2007.
En 2010, la Orden Ejecutiva 13526 creó el Centro Nacional de Declassificación para coordinar las prácticas de desclasificación entre agencias, proporcionar servicios de documentos seguros a otras agencias y revisar registros en custodia de NARA para la desclasificación.
En 2011, un empleado retirado se declaró culpable de robar grabaciones de sonido originales de los archivos. Los equipos de recuperación de archivos investigan el robo de registros.
Las participaciones de ARA se clasifican en «grupos de registros» que reflejan el departamento o agencia gubernamental de donde proceden. Los registros incluyen documentos en papel, microfilmes, imágenes fijas, películas y medios electrónicos.
Las descripciones de archivo de las tenencias permanentes del gobierno federal bajo la custodia de NARA se almacenan en el Catálogo de Archivos Nacionales. Las descripciones de archivo incluyen información sobre las tenencias de papel tradicionales, registros electrónicos y artefactos. A diciembre de 2012, el catálogo constaba de unos 10 mil millones de registros lógicos que describían 527,000 artefactos y abarcaba el 81% de los registros de NARA. También hay 922.000 copias digitales de materiales ya digitalizados.
La mayoría de los registros en NARA están en el dominio público, pues las obras del gobierno federal se excluyen de la protección del copyright. Sin embargo, los registros de otras fuentes aún pueden estar protegidos por derechos de autor o acuerdos de donantes. La Orden Ejecutiva 13526 ordena a las agencias de origen desclasificar documentos si es posible antes de ser enviados a NARA para almacenamiento a largo plazo, pero NARA también almacena algunos documentos clasificados hasta que puedan ser desclasificados. Su Oficina de Supervisión de Seguridad de la Información monitorea y establece la política para el sistema de clasificación de seguridad del gobierno de los Estados Unidos.
Muchos de los registros más solicitados de NARA se utilizan con frecuencia para la investigación genealógica. Esto incluye los registros censales de 1790 a 1940, las listas de pasajeros de los buques y los registros de naturalización.
La instalación más conocida de la Administración Nacional de Archivos y Registros es el Edificio de Archivos Nacionales (conocido informalmente como «Archivos I»), ubicado al norte del National Mall en Constitution Avenue, en Washington, DC Una instalación hermana conocida como National Archives en College Park (o «Archivos II») se abrió 1994 cerca de la Universidad de Maryland. El Centro Nacional de Registros de Washington (WNRC), también ubicado en el área metropolitana de Washington DC, es un gran almacén que almacena registros federales que aún están bajo el control de la agencia creadora. Las agencias del gobierno federal pagan una cuota anual por el almacenamiento en la instalación. De acuerdo con los registros federales, los documentos en el WNRC son transferidos a la custodia legal de los Archivos Nacionales después de un cierto punto (esto generalmente implica una reubicación de los registros a College Park). Los registros temporales en WNRC son retenidos por una cuota o destruidos después de que hayan transcurrido los tiempos de retención. WNRC también ofrece servicios de investigación y mantiene una pequeña sala de investigación.
En los Estados Unidos, los Archivos Nacionales mantienen instalaciones de investigación y otros centros federales de registros. En muchos casos, las salas de investigación de los archivos regionales están ubicadas en el mismo sitio del centro federal de registros (CRF) que no son accesibles al público.
En un intento de hacer sus tenencias más ampliamente disponibles y más fácilmente accesibles, los Archivos Nacionales comenzaron a entrar en asociaciones público-privadas en 2006. Una empresa conjunta con Google digitalizará y ofrecerá NARA video en línea. Al anunciar el acuerdo, el archivista Allen Weinstein dijo que este programa piloto es
… un paso importante para que el Archivo Nacional logre su objetivo de convertirse en un archivo sin paredes. Nuestro nuevo plan estratégico enfatiza la importancia de proveer acceso a registros en cualquier momento y lugar. Esta es una de las muchas iniciativas que estamos lanzando para hacer realidad nuestra meta. Por primera vez, el público podrá ver esta colección de películas raras e inusuales en Internet «.
El 10 de enero de 2007, los Archivos Nacionales y Fold3.com (anteriormente Footnote) lanzaron un proyecto piloto para digitalizar documentos históricos de las explotaciones de los Archivos Nacionales. Allen Weinstein explicó que esta asociación «permitiría un acceso mucho mayor a aproximadamente 4,5 millones de páginas de documentos importantes que actualmente están disponibles sólo en su formato original o en microfilm» y «también mejoraría los esfuerzos de NARA para preservar sus registros originales».
En julio de 2007, el Archivo Nacional anunció que haría su colección de Universal Newsreels de 1929 a 1967 disponible para su compra a través de CreateSpace, una filial de Amazon.com. Durante el anuncio, Weinstein señaló que el acuerdo «… obtendría grandes beneficios para el público en general y para los Archivos Nacionales». Agregando: «Si bien el público puede acudir a nuestra sala de investigación de College Park, MD para ver películas e incluso copiarlas sin costo alguno, este nuevo programa hará que nuestras tenencias sean mucho más accesibles para millones de personas que no pueden viajar al área de Washington DC . » El acuerdo también requiere que la asociación CreateSpace proporcione a los Archivos Nacionales copias digitales de referencia y preservación de las películas como parte del programa de preservación de NARA.
En mayo de 2008, el Archivo Nacional anunció un acuerdo de cinco años para digitalizar registros seleccionados, incluyendo la colección completa del Censo Federal de Estados Unidos, 1790-1930, listas de pasajeros de 1820-1960 y las tarjetas de registro de la Primera Guerra Mundial y la Segunda Guerra Mundial. El acuerdo de asociación permite el uso exclusivo de los registros digitalizados por Ancestry.com por un período de embargo de 5 años, momento en el cual los registros digitales serán entregados a los Archivos Nacionales.
Los Archivos Nacionales utilizan actualmente las redes sociales y tecnologías Web 2.0 en un intento por comunicarse mejor con el público.
El 18 de junio de 2009, el Archivo Nacional anunció el lanzamiento de un canal de YouTube «para mostrar películas populares archivadas, informar al público sobre los próximos eventos en todo el país, y traer exhibiciones de Archivos Nacionales a la gente». También en 2009, los Archivos Nacionales lanzaron una galería de fotos de Flickr para compartir partes de sus fondos fotográficos con el público en general. Un nuevo sitio web de enseñanza con documentos fue estrenado en 2010 y fue desarrollado por el equipo de educación. El sitio web cuenta con 3.000 documentos, imágenes y grabaciones de las tenencias de los Archivos. El sitio también cuenta con planes de lecciones y herramientas para crear nuevas actividades y lecciones en el aula.
En 2011, los Archivos Nacionales iniciaron un WikiProject en la Wikipedia en inglés para expandir la colaboración en hacer sus posesiones ampliamente disponibles a través de Wikimedia.