Le diagramme d’affinité est un outil métier utilisé pour organiser des idées et des données. C’est l’un des sept outils de gestion et de planification. Les gens ont regroupé des données dans des groupes basés sur des relations naturelles pour des milliers d’années; Cependant, le terme diagramme d’affinité a été conçu par Jiro Kawakita dans les années 1960 et est parfois appelé la méthode KJ.

L’outil est couramment utilisé dans la gestion de projet et permet de regrouper un grand nombre d’idées issues du brainstorming en groupes, en fonction de leurs relations naturelles, pour examen et analyse. Il est également fréquemment utilisé dans la recherche contextuelle comme un moyen d’organiser des notes et des idées à partir d’interviews sur le terrain. Il peut également être utilisé pour organiser d’autres commentaires de forme libre, tels que des réponses à des enquêtes ouvertes, des journaux d’appels de support ou d’autres données qualitatives.

Présentation
Cette méthode, identifiée par les initiales de son auteur, un anthropologue japonais, Pr. Jirō Kawakita, est très souvent utilisé dans l’animation des groupes de travail après la phase d’idéation ou de génération d’idées, pour organiser les idées et les structurer par thèmes.

Le KJ permet d’identifier l’origine d’un problème en fonction des faits, d’identifier les priorités.

Le KJ est un outil puissant pour structurer les données de langage, une méthode simple pour modéliser clairement et regrouper des problèmes complexes, des idées, des problèmes ou des opinions liés à divers problèmes et créer des liens entre eux.

Le diagramme KJ fait partie des 7 outils de qualité ou de gestion (appelés « 7M ») publiés en 1976 par le Japonais ainsi que le diagramme de Pareto, le diagramme de cause à effet, la stratification, la checklist, l’histogramme, le diagramme de dispersion graphique.

C’est une méthode utilisée par les managers, qui a grandement contribué à la richesse et à l’organisation de la réflexion collective et à la mise en place d’un véritable esprit d’équipe, et surtout d’une méthode de terrain.

En pratique, l’exercice consiste à répondre à une question sur des fiches ou des post-it, en prenant soin de ne disposer que d’une seule information par support. Ces derniers seront ensuite regroupés par thème en grappes et renommés par tous les acteurs afin d’organiser rapidement les idées et de les structurer.

En 1990, le professeur Shoji Shiba de l’université de Tsukuba et le MIT ont développé une version plus détaillée, qu’il a appelée la méthode LP Language Processing.

Processus
Le diagramme d’affinité organise les idées en suivant les étapes suivantes:

Enregistrez chaque idée sur des cartes ou des notes.
Cherchez des idées qui semblent être liées.
Triez les cartes en groupes jusqu’à ce que toutes les cartes aient été utilisées.
Une fois les cartes triées en groupes, l’équipe peut trier les grands groupes en sous-groupes pour faciliter la gestion et l’analyse. Une fois terminé, le diagramme d’affinité peut être utilisé pour créer un diagramme de cause à effet.

Dans de nombreux cas, les meilleurs résultats ont tendance à être obtenus lorsque l’activité est complétée par une équipe interfonctionnelle, y compris les principales parties prenantes. Le processus nécessite de s’immerger profondément dans les données, ce qui a des avantages au-delà des livrables tangibles.

Étapes de construction du diagramme de phase
Pour les diagrammes d’affinité, les principales étapes suivantes sont effectuées:

description et formalisation du problème, afin d’établir le sujet;
l’idée ou la génération d’idées, qui sont enregistrées sur des cartes (cartes);
regrouper des idées (à partir de graphiques) entre les familles et nommer les titres pour chaque groupe de graphiques;
les relations entre tous les enregistrements sont déterminées;
la cartographie (schématisation) pour une vision globale;
évaluation et conclusion.
Le graphique d’affinité est utile lorsque vous abordez un sujet qui n’est pas bien compris ou sur lequel aucune conclusion n’est atteinte. Il peut également être utilisé pour déterminer les résultats probables d’un problème résolu.

Description de l’étape
1. Identifiez le sujet à traiter, les objectifs ou le problème.
2. Les données verbales relatives au thème ou au cas proposé sont collectées. Les données verbales sont constituées de faits, de raisonnements, d’idées ou d’opinions résultant d’un processus de brainstorming ou d’une session organisée par le chef de projet.
3. Créez des cartes de données (cartes). Chaque date verbale (information) est écrite sur une feuille de papier séparée.
4. Organisez les cartes de données. Placez les cartes de données sur une feuille de papier plus grande afin qu’elles ne se chevauchent pas.
5. Les cartes d’affinité sont créées. A cet effet, une étiquette (un en-tête) est donnée pour chaque groupe ou grappe sous la forme d’un titre court mais complet se référant aux caractéristiques du groupe. Cette nouvelle carte étiquetée pour un groupe s’appelle une carte d’affinité.
6. Ordre dans les groupes de cartes d’affinité. Identifier les relations d’affinité entre les groupes constitués est faite. En agrégeant les groupes créés par plusieurs participants, vous pouvez voir à quel point la relation entre les concepts est proche.
7. Préparez le graphique d’affinité qui fournit une vue globale du problème si détaillé.
8. Enfin, un processus de décision / conclusion a lieu, en supposant une pondération des éléments du problème dans la relation.

Les 5 étapes clés de la méthode KJ
La méthode comporte trois aspects: un modèle pour la résolution de problèmes, un modèle pour la formulation et l’analyse de données qualitatives et un nouveau concept proactif pour la recherche sur le terrain.

La base de réalisation d’un KJ est un cycle, de 5 ou 6 étapes, qui peut être renouvelé jusqu’à satisfaction. Deux cycles seront nécessaires dans la résolution de problèmes: le premier pour définir le problème, le second pour trouver la ou les solutions.

Idéation
Tous les faits et les informations sont enregistrés sur des cartes (ou éventuellement post-its): – informations par moyen, – données factuelles, qui peuvent être vérifiées, importantes.

Groupe et nom
– Les cartes sont mélangées ou battues, puis lisez attentivement. – Ensuite, les cartes sont triées et groupées lorsqu’elles semblent appartenir au même groupe d’informations. Le cluster ainsi formé reçoit un nom qui est écrit sur une carte de couleurs différente qui est placée sur le cluster. – Ce processus de formation de groupe devra être répété jusqu’à 9 groupes.

Redistribution
– A ce stade (dans un travail d’équipe) les cartes sont récupérées par l’animateur et redistribuées afin qu’elles ne reviennent pas entre les mains de la personne qui les a écrites. – Chaque carte sera lue à haute voix. Chaque contributeur vérifiera alors si dans sa « main » n’est pas une carte qui forme un « groupe » avec la carte qui vient d’être lue. – Un nom sera alors soigneusement choisi par les grands groupes, ni les cartes trop vagues ni agrégées qui le constituent, le plus précis possible.

Cartographie d’un aperçu
Maintenant que l’information est regroupée en 9 groupes, chacun étant constitué de sous-groupes, de sous-sous-groupes … passe à l’étape décisive de la présentation visuelle de cet ensemble de données – sur une grande feuille attachée à un mur dans un espace dédié. place pour le temps qui résoudra le problème, – d’une manière harmonieuse. Comme dans la cartographie de l’esprit, cette cartographie permettra à chacun d’avoir une vision globale du problème et détaillée. La raison pour laquelle le nombre de grappes finales ne doit pas dépasser 9 est que notre cerveau ne peut traiter en moyenne 7 ± 2 informations.

Explique
Tout le monde va exprimer ce qu’il ressent en lisant cette carte, en la gardant par écrit, tout en faisant attention à distinguer les faits de l’interprétation qu’il / elle fait. Cette étape peut prendre plusieurs jours.

Des idées de solutions sont souvent trouvées et développées expliquant la structure du problème.